---

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổng đài IP là giải pháp quen thuộc giúp họ quản lý và khai thác hoạt động của công ty, cùng với đó là tiếp cận gần với khách hàng của mình hơn. Tổng đài IP được xem là một phương pháp mới, sở hữu công nghệ tiên tiến, như là một trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp trong mọi hoạt động.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại, hoạt động trên nền tảng mạng internet để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài. Tổng đài IP đang ngày càng trở nên phổ biến bởi nó áp dụng công nghệ hiện đại hơn, hiệu quả hơn và dần được thay thế cho các hệ thống tổng đài truyền thông.

Tổng đài IP sở hữu một số ưu điểm vượt trội hơn hẳn các tổng đài truyền thống cũ:

• Cước phí gọi đến giảm tới 90%, cước phí nội bộ hoàn toàn miễn phí
• Chất lượng cuộc gọi ổn định, có thể nhận và thực hiện cuộc gọi cùng lúc cho một đầu số, sẽ không lo bị bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng
• Sử dụng linh hoạt trên nhiều nền tảng, thiết bị như điện thoại, máy tính, web…
• Ghi âm cuộc gọi và nghe lại nội dung ghi âm
• Xem lại báo cáo, thống kê lịch sử cuộc gọi một cách đầy đủ và chính xác nhất
• Tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác như phần mềm CRM, ERP... giúp nhận diện người gọi
• Thiết lập được cuộc gọi tự động, kịch bản gọi một cách dễ dàng

Lắp đặt tổng đài IP cần những gì?

Đầu số tổng đài

Đầu số là thành phần quan trọng của tổng đài IP giúp tổng đài có thể gọi ra, gọi vào được. Hiện nay có nhiều loại đầu số khác nhau, nhưng 2 loại công nghệ đầu số được sử dụng phổ biến ở Việt Nam đó là 1900, 1800…

• Đầu số công nghệ Analog: Để đấu nối đầu Analog vào tổng đài Ip thì cần có thiết bị chuyển đổi từ Analog sang IP. Một số nhà mạng cung cấp như Viettel, VNPT, FPT…
• Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk). Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như Viettel, FPT, CMC…

Tổng đài IP

Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp có vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh. Tùy thuộc vào nhu cầu về số lượng thiết bị cần sử dụng mà khách hàng có thể lựa chọn tổng đài IP phù hợp.

• Máy chủ Server
• Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng. Tuy nhiên có thể tùy biến theo đặc thù của từng doanh nghiệp và sự thay đổi của công nghệ.

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị dành cho người dùng trực tiếp sử dụng. Tùy theo nhu cầu của người dùng mà ta có thể lựa chọn ra được các thiết bị phù hợp. Điện thoại IP có dây Mạng:

• Phù hợp với các vị trí có dây mạng (điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần vị trí đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
• Giá thành rẻ, phù hợp với nhiều doanh nghiệp
• Chất lượng đường truyền ổn định
• Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )

Điện thoại IP wifi (không dây):

• Phù hợp với các không gian có vị trí không đi được dây mạng
• Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng

Điện thoại IP cho tiếp tân:

• Phù hợp dành cho bàn tiếp tân
• Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân được thao tác nhanh hơn

Softphone: Là phần mềm cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi hoàn toàn miễn phí. Nó có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng khác cái là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính. 

• Softphone phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như chăm sóc khách hàng, telesale, tiếp tân. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
• Cài đặt được trên điện thoại phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi

So sánh tổng đài IP và tổng đài Analog

• Tổng đài IP có nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn so với tổng đài Analog. Tuy nhiên nó vẫn còn bị phụ thuộc vào điện và đường truyền Internet.
• Các điểm hạn chế của tổng đài Analog có thể kể đến như khả năng ghi âm cuộc gọi, theo dõi thống kê cuộc gọi, sự linh hoạt trên nhiều thiết bị nền tảng khác nhau và khả năng mở rộng tích hợp với các hệ thống khác.

Sau đây là bảng tổng hợp so sánh chi tiết giữa tổng đài IP và tổng đài Analog.

	Tổng đài IP	Tổng đài Analog
ĐẦU TƯ - VẬN HÀNH
Chi phí đầu tư	Chi phí đầu tư tổng thể thấp, không mất chi phí đường dây, cáp thoại	Chi phí đầu tư tổng thể cao, mất chi phí đường dây, cáp thoại...
Triển khai	Triển khai nhanh chỉ cần có đường truyền Internet	Triển khai mất nhiều thời gian trên hạ tầng cáp riêng biệt
Bảo trì - sửa chữa	Dễ dàng bảo trì, sửa chữa, người dùng cũng có thể tự mình bảo trì theo hướng dẫn	Chi phí bảo trì, sửa chữa lớn, thời gian bảo trì chậm, khó bảo trì
Nâng cấp, mở rộng	Dễ dàng nâng cấp và mở rộng, chi phí nâng cấp thấp	Phải mua thêm thiết bị, chi phí nâng cấp cao
Kết nối hệ thống khác	Khả năng kết nối mạnh mẽ với hệ thông khác  như CRM, ERP…	Không có
TÍNH NĂNG
Gọi nội bộ	Gọi miễn phí và không giới hạn về vị trí địa lý	Chỉ miễn phí và giới hạn trong nội bộ công ty
Trả lời tự động	Có và không giới hạn số lượng và thời gian	Có nhưng giới hạn số lượng lớp lời chào và thời gian
Hàng đợi	Có	Không
Quản lý và cài đặt	Đơn giản	Phức tạp
Báo cáo	Có (chi tiết)	Có (đơn giản)
Chuyển hướng cuộc gọi	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp)
Xóa số gọi đến, chặn cuộc gọi đến	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp)
Số lượng người dùng	Không hạn chế	Hạn chế
Kết nối nhiều văn phòng	Kết nối không giới hạn	Không kết nối được
Ghi âm	Có và không hạn chế	Không
Kịch bản gọi, cuộc gọi tự động	Có	Không
Thiết bị sử dụng	Linh động trên các thiết bị như điện thoại, máy tính, web…	Chỉ sử dụng bằng điện thoại cố định

Các mẫu tổng đài IP được sử dụng phổ biến

Tổng đài IP Grandstream UCM6204

• Có cấu hình sẵn 4 đường bưu điện analog, ra 2 máy lẻ analog, 500 máy lẻ IP SIP, hỗ trợ 2 cổng mạng 10/100 Mbps
• Grandstream UCM6204 là tổng đài IP giá rẻ mang đến cho khách hàng nhiều trải nghiệm mới mẻ, phong phú về giải pháp tổng đài IP PBX và cho phép kết nối đến nhiều chi nhánh khác nhau để tiết kiệm chi phí.
• Tổng đài IP Grandstream có khả năng hỗ trợ hơn 45 cuộc gọi và được tích hợp sẵn tính năng hiển thị số điện thoại và hội nghị… 

Tổng đài IP Yeastar P570

• Tổng đài IP Yeastar P570 hỗ trợ lên đến 300/500 người dùng, 60/120 cuộc gọi và 300/500 tài khoản call center.
• Có khả năng nâng cấp lên tối đa 16 port FXS/ FXO/ BRI hoặc 6 port GMS/3G/4G hoặc 2 Max E1/T1/J1, 2 mô-đun mở rộng D30.
• Hỗ trợ truy cập và theo dõi hệ thống bất kì ở vị trí nào với linkus UC Clients
• Xử lý cuộc gọi hiệu quả hơn với Operater Panel
• Giao diện quản lý trực quan
• Kiểm soát và kéo thả luồng cuộc gọi
• Xử lý thư thoại thông minh

Tổng đài IP Yeastar S50

Tổng đài IP Yeastar S50 được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ với công suất UC vượt trội, đạt hiệu quả cao.

• Yeastar S50 sử dụng công nghệ mới nhất, cải thiện được chất lượng đáng kể, tiết kiệm chi phí đầu tư và điện năng tiêu thụ.
• Hỗ trợ lên đến 50 người dùng và 25 cuộc gọi đồng thời
• Nâng cấp lên đến 4 GSM / UMTS
• Tích hợp voicemail 5000 phút
• Lên đến 8 ISDN BRI
• Nâng cấp lên 8 máy nhánh Analog
• 1 cổng WAN, 1 cổng LAN
• Tương thích với các ứng dụng CTI – TAPI
• 4 GB bộ nhớ flash
• Tính năng ghi âm cuộc gọi tự động trên thẻ SD (không cần mua Key)

Tổng đài IP Yeastar S100

Yeastar mang tới hiệu quả kinh doanh cao với chi phí thấp, cấu hình cơ bản lên tới 200 người dùng và 60 cuộc gọi đồng thời. Sản phẩm là một giải pháp truyền thông hợp nhất mạnh mẽ và có khả năng tương tác tuyệt vời với ưu điểm dễ sử dụng và hợp lý hóa cách bạn kinh doanh.

• Hỗ trợ lên đến 16 cổng FXS / FXO / BRI
• Hỗ trợ lên đến 6 kênh GSM / CDMA / 3G / 4G
• Hỗ trợ lên đến 2 cổng E1 / T1 / PRI

Tổng đài IP Panasonic KX-NS300

Tổng đài IP Panasonic KX-NS300 là một trong các dòng tổng đài IP có thiết kế ban đầu là 6 đường kết nối vào bưu điện, 2 cổng số kết nối vào 4 điện thoại số và 16 máy lẻ analog và có khả năng mở rộng tối đa được 48 đường vào bưu điện, ra 128 máy lẻ analog.

• Hỗ trợ 2 kênh lời chào, 2 kênh voicemail
• Có thể kết nối thêm 3 khung qua tổng đài IP KX-NS320
• Cho phép tối đa 12 đường trung kế vào và 32 máy nhánh lẻ ở mỗi khung mở rộng

Các câu hỏi thường gặp về tổng đài IP

Sử dụng thiết bị tổng đài Analog cũ được không?

• Mặc dù tổng đài Analog còn tồn tại nhiều nhược điểm nhưng đối với các doanh nghiệp đã sử dụng lâu đời và quen thuộc thì hệ thống tổng đài cũ vẫn có thể tiếp tục duy trì hệ thống này trong hiện tại cũng như tương lai. 
• Nếu doanh nghiệp muốn nâng cấp lên hệ thống tổng đài IP để có thể khai thác được nhiều tính năng và tiết kiệm chi phí thì vẫn có thể thực hiện một cách dễ dàng dựa trên nền tảng tổng đài Analog cũ.

Lắp đặt tổng đài IP bằng hệ thống mạng hiện tại được không?

• Kết nối mạng Internet để sử dụng cho máy tính hiện tại cũng chính là đường dây sử dụng cho tổng đài IP. Vì thế nếu muốn lắp đặt tổng đài IP, doanh nghiệp không cần phải mở thêm nút mạng mới.
• Hiện nay những dòng điện thoại IP đều được trang bị hai cổng RJ45, một cổng sẽ kết nối với mạng còn cổng kia sẽ gắn trực tiếp vào máy tính. Từ đó, tổng đài IP cho phép thực hiện các cuộc gọi và giám sát, theo dõi, ghi nhận thông tin của khách hàng một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Sử dụng Wifi làm đường truyền cho tổng đài IP được không?

• Thay vì phải lắp đặt đường dây cáp cồng kềnh để có thể kết nối và tạo dựng một tổng đài hotline theo phương thức truyền thống thì tổng đài IP ra đời đã giải quyết được những khó khăn này cho doanh nghiệp. 
• Tổng đài IP có thể kết nối trực tiếp với Wifi để làm đường truyền chung. Lúc này, máy chủ, điện thoại và máy tính sau khi được kết nối wifi sẽ tự động liên kết với nhau tạo thành một hệ thống tổng đài phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Các chi nhánh sử dụng tổng đài IP như thế nào?

Với nguyên tắc hoạt động trong việc kết nối Internet thì tổng đài IP khi sử dụng cho nhiều chi nhánh khác nhau chỉ cần thiết lập một dịch vụ tổng đài duy nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí trong việc đăng ký, lắp đặt và thống nhất được đầu số hotline. 

• Liên hệ ngay với Siêu thị VoIP Việt Song Phát để được tư vấn sản phẩm miễn phí và đặt hàng nhanh nhất, chất lượng nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Công Ty TNHH TM VIỆT SONG PHÁT
• Add: 862/80 Lê Đức Thọ, Phường 15, Quận Gò Vấp, HCM
• Hotline/Zalo: 0989 342 924 – Mr. Cẩn
• Email: vietsongphat@gmail.com